“El éxito no consiste en no cometer errores, sino en no cometer el mismo error dos veces.”

- George Bernard Shaw.

Frases como estas nos recuerdan que los errores o riesgos no en todos los casos se pueden predecir, y mucho menos exterminar definitivamente, o no al menos en la parte humana de las personas, ya que cometer errores y equivocarse son parte del aprendizaje humano y aunque un proyecto no sea una persona de carne y hueso, este cuenta con una dependencia total de las personas, porque sin ellas no habría un proyecto. Continuando con esa misma idea, el verdadero éxito como lo indica la frase se encuentra en no cometer los mismos errores dos veces. Precisamente esto es lo que se busca con la gestión de proyectos, poder identificar qué cosas funcionan y cuales no funcionan para el proyecto, para de esa forma poder prevenir cometer esos errores e intentar prepararse para otros posibles riesgos en el futuro.

Profundizando mas en este tema, debemos reconocer lo que requieren los proyectos para poder ser exitosos, si nos basamos en el ciclo administrativo que sigue la evaluación de proyectos podemos recordar que sus cuatro etapas (planificación, organización, dirección y control) requieren de distintas cosas incluso antes de empezarlas. Por ejemplo, antes de empezar a planificar un proyecto lo debido es tener un proyecto, este según un artículo de atlassian.com debe antes considerar que “La planificación no es el primer paso del ciclo de vida del proyecto, sino el inicio” y con inicio se refiere a que se debe saber que tan factible es el mismo, o se debe hacer un estudio previo que compruebe con factores que vale la pena realizar el mismo ya que también se requieren herramientas tecnológicas, financieras, entre otras para llevar acabo este. Posteriormente a esto se puede pasar a la etapa de Planificación en donde, según ese artículo, se requiere contestar lo siguiente:

• ¿Cuál es el objetivo de este proyecto?

• ¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI)?

• ¿Cuál es el alcance?

• ¿Cuál es el presupuesto?

• ¿Cuáles son los riesgos?

• ¿Qué miembros del equipo participan?

• ¿Qué tareas conlleva?

• ¿Qué hitos hay que cumplir?

En otras palabras, con todas estas y muchas más preguntas lo que se requiere es comprender como adaptar el proyecto a las necesidades tanto de quien lo crea como de quien lo consume o va a consumir. Y si nos basamos en un articulo publicado en projectical.co podemos certificar esta idea y sobre todo también incluir que aparte de conocer los posibles intereses “El no identificar a todos los interesados significa que habrá requerimientos y expectativas que no serán levantados para el proyecto y que pueden surgir más adelante, afectando costos, cronograma, incrementando riesgos y poniendo en peligro los objetivos del proyecto”.

Ya para la parte de organización los requerimientos giran en torno a la metodología que se va a seguir para determinar estructuras, funciones, jerarquías y las relaciones en el proyecto. Todo esto es importante porque ayuda a tener una visión más amplia del proyecto, ayuda a entender las labores de cada integrante y qué cosa debe entregar cada involucrado en los procesos. Todo esto también nos lleva a la definición de estándares de calidad.

Antes de realizar cualquier acción, se requiere que el proceso siga un estándar que asegure la calidad del mismo y que por medio de este también se pueda medir el éxito del proyecto. Como bien lo explica el artículo de Proyectical las preguntas que deben estar presentes para definir la calidad involucran el tiempo que pase después de la entrega del producto, y éste esté operando en la organización ¿qué crees que será lo más importante para los clientes y usuarios? ¿Que se haya entregado a tiempo y en presupuesto, o que haga lo que se espera que haga? En otras palabras, todo esto nos lleva a la evaluación de la recepción del proyecto. A partir de aquí el plan de acción empieza a tomar forma.

En este plan se requiere realizar una línea del tiempo con el tiempo bien establecido. Como ya se menciono se debe saber con qué presupuesto y recursos se cuentan, un plan de riesgos con diversos planes para para saber cómo reaccionar a múltiples situaciones, plan de comunicación para determinar como se realizará la comunicación de todos los involucrados en el proceso, y luego se requiere la ejecución del propio proyecto y poner en marcha todo lo desarrollado en los requerimientos anteriores paso que nos lleva al ultimo requerimiento y es la evaluación y cierre del proyecto.

Para poder determinar algo, sacar conclusiones o saber el nivel de éxito que algo tiene primero se debe evaluar lo que esto representa. Entonces antes de dar por terminado un proyecto se requiere hacer una evaluación de todos los resultados obtenidos del plan de acción del proceso de ejecución. En esta parte se comparan los resultados y aquí son de gran ayuda los diferentes modelos de calidad o estrategias antes establecidas, estos resultados aparte de servir como determinantes para el éxito también sirven como punto de partida para otros futuros proyectos. Es importante mencionar que existen múltiples requerimientos establecidos en diferentes etapas del proyecto, solo para hacer mención de algunos podemos mencionar: se requieren conocimientos técnicos, formación en el área de gestión de proyectos, actitud y habilidades con referencia a la comunicación y relaciones humanas.

Bibliografía:

• https://www.atlassian.com/es/work-management/project-management/phases

• https://www.projectical.co/elementos-clave-para-la-gestion-de-proyectos-exitosa/